Przechowywanie dokumentacji medycznej – jak długo i na jakich zasadach?

04.03.2020

Sporządzanie i przechowywanie dokumentacji medycznej regulowane jest odpowiednimi przepisami. Dokumenty medyczne zawierają istotne informacje na temat zdrowia pacjentów oraz oczywiście ich dane osobowe, dlatego zarówno ich prawidłowe przechowywanie, jak i późniejsze usuwanie powinno być przeprowadzane ze szczególną ostrożnością. Ten wpis odpowie na pytania, jak prowadzić, przechowywać oraz usuwać dokumentację medyczną.

Prowadzenie dokumentacji medycznej a prawo — wszystko o przechowywaniu dokumentacji medycznej

Każdy szpital, gabinet i placówka medyczne zobowiązane są do prowadzenia, uzupełniania oraz – w odpowiednim czasie, usunięcia dokumentacji medycznej swoich pacjentów. Co więcej, pacjent powinien mieć dostęp do tych dokumentów w każdym momencie.

Nie można również zapominać, że zarówno przechowywanie dokumentacji medycznej, jak i usuwanie dokumentów podlegają rygorystycznym przepisom. W przypadku przechowywania należy to robić w takiej formie, żeby osoby nieuprawnione, nie miały żadnego dostępu do plików czy teczek. Wszystkie formalności związane z dokumentami znacznie ułatwia nowoczesne elektroniczne oprogramowanie medyczne, które pozwala na lepsze zarządzanie archiwum, a przy okazji posiada wszystkie niezbędne zabezpieczenia.

Okres przechowywania dokumentacji medycznej. Jak długo należy przechowywać dokumentację medyczną?

Przechowywanie dokumentacji medycznej to temat rzeka. W teorii dokumenty powinno przechowywać się nie dłużej niż dwadzieścia lat, jednak w praktyce może to wyglądać bardzo różnie i jest w uzależnione od rodzajów dokumentów.

Zacznijmy jednak od podstawowych zaleceń. Jak długo przechowywać dokumentację medyczną? Zgodnie z ustawą z 2008 roku dokumenty sporządzone po tej dacie, powinny być przechowywane przez maksymalnie dwadzieścia lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zostały one sporządzone. Istnieje jednak kilka odstępstw od tej normy, a są to:

• Dokumenty medyczne osób, które zmarły śmiercią tragiczną spowodowaną zatruciem lub uszkodzeniem ciała. W takim przypadku dokumentację należy przechowywać przez trzydzieści lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je wystawiono (zasada ta dotyczy wszystkich omawianych poniżej rodzajów dokumentów).
• Zdjęcia rentgenowskie należy przechowywać nie dłużej niż dziesięć lat.
• Dokumenty dzieci do drugiego roku życia – dwadzieścia dwa lata.
• Dane niezbędne do monitorowania stanu krwi pacjenta – trzydzieści lat.
• Skierowania – jeśli pacjent stawił się na wyznaczoną wizytę, pięć lat. Jeśli nie – dwa lata.

Kiedy i w jaki sposób należy zniszczyć dokumentację medyczną? Po upływie powyższych terminów dokumenty powinny zostać zutylizowane przez placówkę. Mogą również zostać wydane pacjentowi lub pełnomocnikowi pacjenta.

Zasady przechowywania dokumentacji medycznej

Zasady przechowywania dokumentacji medycznej także regulowane są przez odpowiednie Rozporządzenie Ministra Zdrowia, wydane 9 listopada 2015 roku. Według tego rozporządzenia dokumentację szpitalną dzieli się na wewnętrzną oraz zewnętrzną. Wewnętrzna dokumentacja przechowywana jest przez placówkę medyczną, odpowiedzialną za ich sporządzenie. Dokumentacja zewnętrzna, czyli na przykład skierowania na badania lekarskie lub zabiegi, przechowywana jest przez gabinet lub szpital z zewnątrz, w którym pacjent był leczony.

Dokumentacja medyczna musi koniecznie być przechowywana w odpowiednich warunkach – niezależnie od tego, czy została sporządzona w wersji papierowej, czy elektronicznej. Jaka wersja archiwów lepiej się sprawdza? Papierowa czy elektroniczna? Fakt, że coraz więcej placówek medycznych i gabinetów lekarskich odchodzi od dokumentacji papierowej, jasno wskazuje na to, że przechowywanie dokumentów w formie earchiwum jest dużo wygodniejsze. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można nie tylko zadbać o prawidłowe zabezpieczenie danych, lecz również mieć do nich ułatwiony dostęp.